Consiliul Județean Botoșani vrea să aducă în administrația județeană o filosofie japoneză consacrată în mediul de afaceri pentru eficientizarea activității. Metoda „kaizen”, bazată pe îmbunătățiri mici și constante, ar urma să fie implementată în instituție prin cursuri și module de pregătire care ar putea ajunge la aproximativ 70.000 de euro.
Botoșaniul încearcă o rețetă japoneză pentru o problemă cât se poate de românească: cum poate funcționa mai eficient administrația publică?
Conducerea Consiliului Județean Botoșani intenționează să introducă în activitatea instituției principiile „kaizen”, un concept japonez bazat pe îmbunătățirea continuă a proceselor de lucru. Planul presupune, pentru început, pregătirea angajaților, iar costurile estimate pentru întregul demers ajung la aproximativ 70.000 de euro, bani care ar urma să fie suportați din bugetul județului.
Prima lecție de „kaizen”: aproximativ 50.000 de euro
Potrivit președintelui Consiliului Județean Botoșani, Valeriu Iftime, primul pas va fi un curs dedicat personalului instituției. Numai această etapă este estimată la aproximativ 50.000 de euro.
Ulterior, programul ar urma să fie completat cu alte module și etape de implementare, astfel încât valoarea totală a proiectului să ajungă la circa 70.000 de euro.
„Este perfecționare continuă. Sunt puține consilii județene care au implementat această procedură. Ea duce la o modernizare, la o optimizare a fluxurilor și o mai mare claritate a muncii noastre în Consiliul Județean”, a explicat Valeriu Iftime.
Președintele CJ Botoșani a precizat că administrația vrea să înceapă cu pregătirea angajaților, urmând ca ulterior să fie stabilite etapele concrete ale implementării.
„Începem mai întâi cu un curs, după care vedem cum înaintăm, pentru că lucrurile sunt multe și durează mult timp”, a mai spus acesta.
Ce înseamnă, de fapt, „kaizen”
Dincolo de termenul japonez care poate suna sofisticat, principiul este relativ simplu: o organizație trebuie să caute permanent modalități prin care poate lucra mai bine.
„Kaizen” este asociat cu ideea de îmbunătățire continuă și presupune identificarea problemelor, eliminarea activităților inutile, reducerea pierderilor și simplificarea proceselor.
Aplicată într-o administrație publică, filosofia ar putea însemna proceduri mai clare, mai puțini pași birocratici, o organizare mai eficientă a documentelor, responsabilități mai bine definite și reducerea timpului pierdut în procesele interne.
Conceptul este strâns legat de industria japoneză și a devenit celebru în special prin modul în care a fost aplicat de companii precum Toyota. Producătorul auto descrie kaizen drept un proces continuu de îmbunătățire, în care sunt implicați oamenii care lucrează direct în procesele respective.
De la fabricile japoneze la birourile administrației din Botoșani
Filosofia s-a dezvoltat și s-a consacrat în Japonia postbelică, într-o perioadă în care resursele erau limitate, iar industria trebuia să găsească metode pentru a deveni mai eficientă.
În locul ideii că schimbarea trebuie să vină întotdeauna prin investiții uriașe și transformări radicale, kaizen pleacă de la o altă premisă: îmbunătățirile mici, făcute constant, pot produce rezultate importante în timp.
Modelul a fost adoptat în industria auto și în numeroase alte domenii, fiind asociat inclusiv cu sistemul de producție Toyota. Acum, aceeași filosofie ar urma să fie adaptată administrației județene din Botoșani.
70.000 de euro pentru o administrație mai eficientă
Proiectul vine însă cu o întrebare firească: poate o metodă consacrată în marile companii să producă rezultate similare și într-o instituție publică?
Răspunsul nu va veni imediat. Chiar conducerea CJ Botoșani admite că procesul este unul de durată și că primul pas este doar pregătirea angajaților.
Miza este ca investiția să ducă, în timp, la schimbări concrete în modul de lucru al instituției: proceduri mai rapide, fluxuri interne mai bine organizate și servicii publice mai eficiente.
În mediul privat, o astfel de optimizare poate însemna reducerea costurilor și creșterea competitivității. În administrația publică, obiectivul ar trebui să fie mai ales folosirea cât mai eficientă a banilor publici și reducerea timpului pe care cetățenii îl pierd în fața birocrației.
Deocamdată, însă, Botoșaniul este la începutul experimentului: mai întâi cursul, apoi implementarea și, abia după aceea, rezultatele.
Rămâne de văzut dacă filosofia japoneză va reuși să transforme administrația județeană prin pași mici și constanți sau dacă, în final, cea mai mare schimbare va fi chiar factura de aproximativ 70.000 de euro.
